Grow with passion (6/30): Sidak, sarana perbaikan kinerja kah?

Jamak kita melihat pemimpin entah itu di level organisasi atau bahkan pemimpin sebuah wilayah melakukan  kegiatan yang dinamakan Sidak. Pengertian Sidak kita kenal merupakan singkatan dari kata inspeksi mendadak.  Akronim sidak (inspeksi mendadak) merupakan singkatan/akronim resmi dalam Bahasa Indonesia. Semuanya sudah tahu, dan akan menjadi sensitif jika itu terjadi di tempat kerja kita.

Kegiatan Sidak pada level organisasi biasanya dilakukan jika dirasa perlu karena pada satu titik permasalahan seorang pemimpin perlu mengambil langkah yang cepat dan tepat karena metode yang digunakan observasional langsung. Dia bisa melihat dengan riil apa yang terjadi pada elemen organisasinya. Dalam konsep manajemen sendiri, Sidak bisa dipahami merupakan bagian dari sebu
ah fungsi kontrol. Menurut Luther M. Gullick dalam karyanya Papers on the Science of Administration mengatakan bahwa fungsi organik administration and manajemen dibedakan menjadi beberapa aspek yang lazim disingkat juga dengan POSDCORB. Fungsi Sidak sendiri sejatinya ada pada setiap fungsi manajemen yang dipaparkan oleh Luther Gullick. Didalam Sidak sendiri setidaknya terdapat unsur yang menonjol yaitu Directing, Coordinating, serta Reporting.

Directing dapat diartikan ke464704-1000xauto-kim-purbalinggagiatan yang berhubungan dengan usaha-usaha bimbingan, memberikan guidance, saran-saran , perintah-perintah , instruksi-instruksi agar tujuan yang telah ditentukan semula dapat dicapai. Selainitu directing adalah kegiatan yang berhubungan dengan usaha-usaha bimbingan, memberikan guidance, saran-saran, perintah-perintah, instruksi-instruksi, agar tujuan yang telah ditentukan semula dapat dicapai. Dalam proses directing ini peran leader tidak sekedar memerintah, tunjuk sana tunjuk sini celoteh para pelaksana biasanya. Peran pemimpin didasarkan pada kemampuan dan seni yang mumpuni dalam memberdayakan organisasinya. Kemampuan dan seni memimpin tersebut tidak bisa dicapai dengan cara instan.

Cerita lainnya juga adalah soal fungsi coordinating yang jamak kita kenal dengan koordinasi. Peran vital fungsi ini menjadi hal yang penting dalam Sidak. Koordinasi adalah sebuah upaya sinkronisasi yang teratur (orderly synchronization) dari berbagaimacam usaha (efforts) untuk mencapai pangaturan waktu (timing) yang dilakukan dengan sebuah upaya directing yang harmonis sebagai upaya mencapai tujuan bersama (objective) dalam hasil pelaksanaan yang harmonis dan bersatu untuk menghasilkan tujuan yang telah ditetapkan (stated objective). Sejatinya fungsi Sidak sendiri adalah memastikan fungsi-fungsi manajemen dalam sebuah organisasi berjalan sesuai dengan kebijakan, pedoman, tata laksana serta prosedur yang ditetapkan dalam sebuah organisasi.

Dalam Sidak yang jamak dilakukan oleh para pemimpin atau para penguasa otoritas juga memuat salah satu fungsi manajemen yang penting. Kita semua mengenal dengan istilah reporting (pelaporan). Reporting yang terjadi dalam sebuah proses Sidak merupakan pelaporan yang insidental yang mempunyai kesan reaktif terhadap masalah. Pemimpin melakukan Sidak pada saat beberapa fungsi manajemen tidak berjalan sesuai dengan Planning (perencanaan) dan Organizing (pengorganisasian). Maka pemimpin yang punya otoritas mencoba cara diluar kebiasaan organisasi dengan Sidak. Tentu kembali lagi ini sendiri memerlukan sebuah seni yang tidak instan. Jika tidak maka yang terjadi adalah sebuah penghakiman terhadap bawahan. Disebut penghakiman karena terkadang pemimpin lupa dan hanya berfokus pada masalah yang ada di ranah output. Sedangkan masalah yang terjadi di output sendiri lahir dari sebuah proses panjang di ranah Input dan Process. Soal ini mari kita buka pelajaran soal pendekatan sistem…

Menilik kasus yang sedang dihebohkan oleh para netizen minggu ini, cerita tentang seorang kepala daerah yang marah-marah saat Sidak di sebuah Rumah Sakit Daerah saya tidak melihat dan ikut berkecamuk perihal pro dan kontra nya. Ya, dunia Sosial media selalu punya dua sisi. Tapi sebagai seorang mantan praktisi rumah sakit dan sekarang sebagai akademisi di Administrasi dan Kebijakan Kesehatan boleh dong komentar di blog ini?

Tentu melihat kasus pak kepala daerah dengan kacamata saya dan kompetensi saya sih…

Kalau ada yang memaknai lainnya ya silahkan ditulis saja. Hehehe.

Menurut saya kegiatan Sidak yang dilakukan tidaklah salah, kepala daerah sebagai pemegang otonomi penuh berhak dan berkewajiban melakukan upaya perbaikan mutu di daerahnya bahkan memastikan seluruh SKPD berjalan dengan baik. Dalam bahasan mutu kita mengenal bahwa quality improvement merupakan langkah yang wajib dilakukan jika ingin masyarakat (customer) puas terhadap kinerja aparatur daerah. Tetapi Sidak yang dilakukan akan dinilai sangat berbau pencitraan-istilah yang sangat hits dewasa ini sebagai ekses pandangan masyarakat terhadap kinerja pemimpin daerah- jika dilakukan dengan terbuka dan diikuti awak media. Celakanya lagi kemarahan yang diikuti dengan menendang tempat sampah di Rawat Inap dianggap sebagai sebuah keharusan dalam Sidak itu sendiri. Video di sosial media pun pada akhirnya viral yang menyisakan sebuah debat kusir para netizen.

Para pemimpin mungkin lupa atau kembali lagi pada tujuan Sidak itu sendiri. Apakah hanya sebuah respon reaktif dari laporan masyarakat yang belum tervalidasi? atau kah sebuah manuver untuk meraih simpati secara politis? atau memang kurangnya literasi dalam proses sebuah organisasi? beberapa pertanyaan itulah yang harus dijawab terlebih dahulu. Siapa yang menjawab? tanyakan saja pada rumput yang bergoyang.

Artinya pemimpin dalam melakukan Sidak punya sebuah motif.

Saya lebih suka menanyakan pada diri sendiri, apakah Sidak merupakan sarana perbaikan kinerja atau unjuk kekuatan?

Jika pemimpin memfokuskan dirinya terhadap upaya perbaikan kinerja yang berujung pada upaya quality improvement, maka pada kasus Sidak yang kemarin jadi trending topic selayaknya terdapat beberapa catatan yang harus diperhatikan, antara lain:

  1. Memastikan informasi yang valid mengenai permasalahan yang terjadi di Rumah Sakit.  Informasi yang didapatkan tidak hanya sekedar benar secara empiris tapi juga harus secara riil berdampak nyata. Dampak masalah yang ada mempunyai sifat yang urgen harus diselesaikan, jika tidak mempunyai sifat tersebut para pemimpin daerah tidak perlu melakukan Sidak, kecuali memang mereka membutuhkan legitimasi tertentu. Itu lain soal. Dalam upaya memperoleh sebuah informasi pemimpin tidak sekedar mengandalkan insting nya tetapi harus didasarkan pada evidence yang ada dilapangan. Sidak, juga bisa berfungsi ganda dengan melihat kebenaran masalah yang timbul.
  2. Memahami dan memastikan tahu alur koordinasi yang terjadi di dalam struktur organisasi. Sebelum Sidak, dan menendang tempat sampah seorang pemimpin harus paham struktur organisasi di rumah sakit. Bagaimana pembagian staf, tata kelola, serta jika memungkinkan keseluruhan proses manajemen harus paham. Walaupun SKPD pasti masing-masing punya keunikan dan perbedaan yang tidak mungkin dihafalkan tetapi sekiranya kepala daerah punya pejabat eselon yang dia lantik untuk memastikan keseluruhan informasi adalah benar adanya.
  3. Jangan melihat masalah sebagai output. Jika saja itu disadari maka yang terjadi tidak akan terjadi blamming terhadap bawahan. Haruslah diingat Sidak sendiri tidak hanya menyelesaikan masalah pada ranah output saja. Permasalahan di input dan process merupakan ranah akar permasalahan dalam sebuah organisasi. Maka sebaiknya pemimpin mengampil peran di kedua ranah tadi. Dampak yang ditimbulkan terhadap sebuah organisasi dalam perbaikan akan lebih sistemik dan menghindari kesalahan berulang dikemudian hari.
  4. Memanusiakan manusia. Pemimpin harus sadar bahwa keberadaan dirinya merupakan panutan dan penentu keberlangsungan sebuah organisasi. Sebuah Rumah Sakit adalah organisasi yang kaya akan masalah. Tidak berlebihan jika para pakar menyebutnya dengan istilah padat masalah. Oleh karena peran Sumber Daya Manusia didalamnya menjadi vital. Yang dihadapi tidak saja alat cangggih seperti MRI sekian Tesla, atau peralatan microsurgery yang harganya hampir sama dengan satu unit mobil dinas tetapi dialah manusia. Maka cara terbaik menghadapi manusia khususnya para pegawai adalah dengan melakukan fungsi pemberdayaan (empowerment). Saya juga ingat bagaimana senior saya di kampus menyatakan bahwa puncak dari pengelolaan SDM di Rumah Sakit adalah dengan suksesnya melakukan empowerment karyawan. berikanlah sentuhan manusiawi, maka kita akan mendapatkan ketulusan hati dalam bekerja oleh karyawan. Soal ini sudah terbukti!
  5. Memilih timing yang pas saat Sidak. Jika pada kasus Sidak kemarin dilakukan tengah malam hanya untuk memastikan pelayanan kepada pasien sudah baik saya menilai kurang tepat. Timing yang pas dilakukan sesuai dengan tujuan Sidak itu sendiri. Jika ingin melihat keseluruhan proses pelayanan di keperawatan, timing yang baik dilakukan pada saat proses timbang terima atau pada saat pergantian shift. Terutama shift malam ke Pagi. Lain halnya jika ingin melihat pelayanan pasien, maka lihat pada saat pasien menumpuk di poli rawat jalan dan counter pelayanan BPJS. Segala masalah ada disana. Banyak lagi lainnya, intinya segmentasi Sidak harulah jelas.
  6. Hindari mengajak media dalam proses Sidak. Lain cerita kalau memang tujuannya hanya untuk meraup popularitas media. Jika pemimpin ingin memastikan Sidaknya berhasil maka itu harus dilakukannya sendiri. Melakukannya sendirian mempunyai efek yang baik baik kelangsungan proses pelayanan. Pemimpin harus berfungsi sebagai problem solver sehingga keberadaannya tidak menjadi masalah baru dalam organisasi, terlebih meninggalkan kesan traumatis bagi bawahan. Datanglah dengan santun langsung ke proses organisasi, amati saja keseluruhan proses pelayanan, catat yang penting, jika ada yang ingin ditanyakan maka tanyakanlah seperlunya dengan tidak membuat kegaduhan di area publik. Setelah itu datangilah Direktur rumah sakitnya dan baru di ruang tertutup boleh ‘marah-marah’ seperlunya 😛

Yang pasti karena ilmu manajemen itu setengahnya adalah seni maka tidaklah mungkin saya ngoceh di blog ini semuanya. Karena tentu pandangan saya berbeda dengan rekan sekalian. Sudah pasti. Tetapi seharusnya beberapa catatan saya ini mungkinlah bisa dijadikan sebuah referensi ‘tak resmi’ yang saling melengkapi.

Tidak mudah memang menjadi pemimpin politik, lebih mudah menjadi seorang blogger yang bisa nulis dengan sedikit bercanda, sama candanya saat ada kepala daerah marah-marah ke bawahan tapi mukanya menghadap kamera stasiun TV dan besoknya langsung viral. Tabik.

Salam.

Wonorejo, 22 Januari 2017

 

_______

Gambar: Facebook Ngapak Semodare

 

 

How Donald Trump spent his first evening as president: dancing, singing and undoing Obamacare.

WASHINGTON – Working-class voters are credited with delivering Donald Trump his victory, but it was a high-heel-and-tuxedo crowd featuring Republican donors and a smattering of celebrities led by Caitlyn Jenner who celebrated the 45th president at the Liberty Ball in the Washington Convention Center on Friday night. The crowd was decidedly older than the ones…

via How Donald Trump spent his first evening as president: dancing, singing and undoing Obamacare — National Post – Top Stories

Ganti Media Cetak

Ganti haluan media. Koran Republika lebih ‘asyik’. Memang tidak ‘seberat’ Kompas, tetapi penyampaian beritanya proporsional dan mencerahkan. Minimal iklan baris dan berita kriminal seperti Jawa Pos. Kekurangannya adalah saya harus mendapatkan koran ini dengan cara berlangganan khusus dan kadang harus mendapatkan koran dua hari sekali atau ‘dirapel’ karena jalur distribusi di Jawa Timur tidak selancar media cetak lainnya (media lokal). Tapi isinya layak untuk dibaca sampai dua hari kedepan. Makasih Bibuk 🙂 – with Amelia

View on Path

Policing The Lives of Muslim Women: Where Feminism And White Supremacy Intersect. — Troublesome Thirties

*****A previous version of this post was published in May under the title Politicizing the Hijab: How the Hijab became a political symbol. However, I saw it fit to make some changes and post it again as an introduction to the broader conversation we will undertake in the Trouble with Feminism series. Certain changes have been […]

via Policing The Lives of Muslim Women: Where Feminism And White Supremacy Intersect. — Troublesome Thirties

Debat Pilkada DKI

Saya kurang tertarik dengan konten debat, karena saya percaya voting decision orang2 Jakarta banyak dipengaruhi sentimen emosional. Oleh karenanya, hasilnya akan sulit diprediksi. Tapi saya mengapresiasi pak Hanta Yudha dari Poltracking, pollster yang melakukan opinion polls tentang elektabilitas paslon. Beliau menjelaskan proses dan hasil penelitiannya dengan sangat cermat, scientifically rigorous dan yang penting, transparan soal conflict of interest mereka. Beliau menjelaskan prosesnya mulai penetapan sampling frame, teknik sampling, metode administrasi, teknik pencatatan data sampai penghitungan sampling/margin error. Cara menjelaskan temuan pollingnya pun beliau mengkombinasikannya dengan margin of error, sehingga audience dapat memahami hasil survei dengan tepat secara statistik. Poltracking menurut saya harus menjadi benchmark bagaimana pollster seharusnya melakukan survei elektabilitas. Salut.
———-
Rizqy Amelia Zein, S.Psi., M.Sc
Departemen Psikologi Kepribadian dan Sosial
Fakultas Psikologi UNAIR

View on Path